标准号：GB/T 34840.2-2017
标准名称：信息与文献 电子办公环境中文件管理原则与功能要求 第2部分:数字文件管理系统指南与功能要求
发布日期：2017-12-29
实施日期：2018-04-01
批准发布部门：国家标准化管理委员会
归口单位：全国信息与文献标准化技术委员会
起草单位：国家档案局、中国人民大学信息资源管理学院
起草人：张正强、毛海帆、郝晨辉、崔屏、钱毅、王健、刘语叶
GB/T34840的本部分规定了电子办公环境中数字文件（电子文件）管理系统的开发指南与功能要求。本部分涉及的范畴仅限于通常称为“电子文件管理系统”或“企业内容管理系统”的产品，使用术语“数字文件管理系统”指代以文件管理为主要功能的软件应用程序。对仍在业务系统中使用和保存的文件，其管理功能要求不在本部分探讨之列（见GB/T 34840.3-2017《信息与文献 电子办公环境中文件管理原则与功能要求 第3部分：业务系统中文件管理指南与功能要求》）。
本部分不包含非文件管理功能要求，比如通用系统管理和设计要求。也不包括所有应用软件所共有的功能要求，比如，在性能、可扩展性和可用性等方面的要求。假设本部分适用对象已经了解设计规范、采购和评估流程，因此本部分不再涵盖这些议题。同时，尽管本部分不包括非文件管理功能，但可以通过4.2节“功能耍求框架结构”中的高层级模型了解其重要性。
数字档案长期保管的规范也不在本部分范畴之内。该议题需要在专门的数字保管或“数字归档”框架内另行阐述。数字保管考虑的因素往往超越了系统寿命并独立于系统之外，所以在规划具体的迁移和转换方案时需要对这些考虑因素加以评估。无论如何，需要强化按照规定的保管期限对档案进行保存的认识。在实施功能要求时也需要考虑文件格式可能过时的问题。
本部分适用于对象是机构内负责设计、审核和实施数字文件管理系统的人员，不论这些系统是市售的现成数字文件管理软件应用程序，还是定制的应用程序。本部分主要满足机构文件、信息管理人员或系统采购项目主管的需求，对标准的制定者和文件管理人员也同样适用。另一类主要适用对象是数字文件管理系统产品的软件销售商和开发人员。本部分旨在为上述人员在数字文件管理产品中设计文件管理功能而进行决策时提供参考。
