标准号：T/ZSDIIF 0001-2015
标准名称：会议室数字化等级评价
团体名称：中山市数智化工业联合会
发布日期：2025年02月28日
实施日期：2025年02月28日
3术语、定义和缩略语
下列术语和定义适用于本文件。
3.1术语和定义
3.1.1会议meeting;conference;convention;congress
在特定的时间和空间，通过发言、讨论、演示、商议、表决等多种形式以达到议事协调、交流信息、传播知识、推介联络等目的的一定人数的群体活动。
[GB/T30520-2014，定义3.1.1]
3.1.2视频会议videoconference
基于网络通信技术，利用远程视频设备把不同地点的人员无需物理移动而集合起来召开的会议。
[GB/T30520-2014，定义3.9.9]
3.1.3网络会议webconference;webinar
将电脑、手机等电子设备通过网络互相连接，参会者收听、收看会议语音、图像或进行互动讨论的会议。
[GB/T30520-2014，定义3.9.10]
3.1.4数字化会议室digitalconferenceroom
集成了现代信息技术和人工智能的数字化、智能化、高效化会议室。具备数字化的设备、数字化的管理、智能化的会议流程以及智能化的安全保障等特性，数字化会议室通常配备有智能显示设备、音视频设备、网络设备以及安全设备等，能够实现会议过程中的信息共享、交流互动、远程协作等功能。
3.2缩略语
5G：第五代移动通信技术(5thGenerationMobileCommunicationTechnology)
VPN：虚拟专用网络（VirtualPrivateNetwork）
AR：增强现实（AugmentedReality）
VR：虚拟现实(VirtualReality）
AI：?人工智能（ArtificialIntelligence）
LED：发光二极管（LightEmittingDiode）
HDMI：高清多媒体接口（HighDefinitionMultimediaInterface）
VGA：视频图形阵列（VideoGraphicArray）
4文件的类别
本文件为标准化指导文件，针对数字化会议室的组成形态、功能要求、技术条件等，提出了会议室数字化能力要求与评估方法。旨在帮助企业、会议室系统解决方案供应商和第三方机构开展数字化会议室的功能、技术要求的效果评价和水平分级。
5总体架构
5.1评价指标体系框架
会议室数字化等级评价指标体系框架由2个级别构成，其中，一级指标明确了会议室数字化能力的关键方面，共有3个，分别为：基础设施、空间环境、管理运维。基础设施包括设备、系统、网络、制度；空间环境包括空间布局、环境调节与监测；管理运维包括会议管理、安全管理、设备设施管理、数据管理，共计10个二级指标。会议室数字化等级评价指标体系框架见图1。
图1会议室数字化等级评价指标体系框架
5.2等级划分及其特征
能力等级规定了会议室在不同阶段应达到的数字化水平，共分为4个等级，自低向高分别为基础级（L1）、多媒体级（L2）、数字级（L3）、智慧级（L4），各等级主要特征如表1所示。较高的等级要求涵盖了低等级的要求。
表1等级划分与特征
级别 主要特征
基础级（L1） 空间布局合理；设施能够满足基本会议使用和安全防护需求，以口述交流为主、文字交流为辅的形式开展本地会议。
多媒体级（L2） 空间布局科学美观；设施配备音视频终端等多媒体设备，借助文稿、图片、音频、视频等多媒体文件开展本地协同会议。
数字级
（L3） 空间布局环境舒适、绿色环保；建立了充分的物理安全和信息安全保障措施；运用物联网、数据采集和处理等技术，实时采集人、事物、设备、空间的状态数据和业务数据，并以数字化后台为中心，实现无线传屏、数据业务融合等多场景协同，能够开展数字化远程会议。
智慧级
（L4） 空间布局虚实融合；具备全方位的物理安全和信息安全保障体系；以智能感知和全联接为基础，运用人工智能、VR/AR、数字孪生、云计算等技术，构建全流程、集成拓展、沉浸式沟通、主动服务、智能演进、高效人机协同的能力，能够开展智慧化虚拟会议。
6能力要求
6.1概述
能力要求规定了会议室在不同等级下应满足的具体条件。
6.2基础设施
基础设施包括设备、系统、网络、制度4个二级指标。按能力等级可划分为不同等级要求，见表2。
表2基础设施的能力要求
基础级 多媒体级 数字级 智慧级
设备 a）应包含会议桌椅。
a）应包含音频处理器、音频播放器、调音台、话筒、录音机、音响等设备。
b）应包含摄像机、录像机、视频会议终端、会议室主显示屏、会议室辅助显示屏等设备。
c）应包含液晶升降会议终端、翻转式液晶终端、移动终端、台式会议终端等无纸化设备，通过触摸屏、遥控器等方式进行操作和互动。 a）音频处理器应选用数字音频处理设备，应具备增益控制、回声抑制、反馈抑制、均衡、混音、门限、滤波、延时、压缩等功能；音频播放器应根据会场的结构、容积、装修装饰等进行语音清晰度和声场分布设计；调音台应选用数字调音台；话筒应选用指向性话筒，数量按照会场使用最多发言人数确定，并应有备份。
b）应选用高清数字视频设备，应具备屏幕共享、多屏互动等多人协作功能。
c）应包含摄像机、摄像头、监控主机、监控显示器和其他辅助设备。可接入温度传感器、湿度传感器、声音传感器等，并将这些传感器数据进行整合，实现监控系统的可靠性和多样性；支持实时监控、24小时后台监控、远程查看、异常警报、记录等功能；具有可视化、数字化界面管理功能。
d）多功能会议桌椅安装嵌入式多种孔类插座。安装嵌入式屏幕、电子桌牌、话筒等设备，具备HDMI、VGA等数字接口。
e）包括平板、电脑等无纸化办公设备。 a）应包含智慧音频设备，通过阵列传声器，结合AI处理算法，实时采集会议现场的音频数据。
b）应包含智慧视频设备，具有降噪、智能美颜、声学场景分析、智能回声消除、自动增益调整等功能。
c）应包含智慧监控设备，采用计算机视觉、深度学习、数据挖掘、机器学习等人工智能技术，实现监控系统的图像识别、人脸识别、行为识别、高效率检索、资源模板化编排、一键式部署升级等功能。
d）应包含智慧桌椅，采用深度学习、机器学习等AI技术实现智慧影音、自适应升降、坐姿纠正等功能。
e）应包含智慧无纸化设备，采用大数据、云计算等技术，实现人与人、人与机器之间的交互。
系统 a）/。 a）应包含多媒体管理系统，对各种会议设备进行基本管理。
b）采用信息技术手段对环境进行记录。 a）应包含会议管理系统，实现对会议室流程的全面管理。
b）应包含健康辅助
系统，实现对会议室的环境监控。
c）应包含节能系统，采用数字化屏幕，实时监控会议室的能源使用情况。应通过与历史运行数据作对比分析。
d）应包含交互显示系统、交互电子白板显示系统、LED显示系统、投影显示系统、液晶显示系统等。
e）应包含集成服务系统，集成会议管理系统、会议设备远程集中控制等基础系统功能模块。 a）应包含会议管理系统，采用AI和大数据决策判断，根据会议需求实现对会议流程、会议空间、会议设施、会议设备的自动控制、自动调节、主动处置、辅助决策。
b）应包含健康辅助
系统，采用传感器、AI和大数据技术，实时扫描、采集人体各项身体数据，自动调节与改善会议室环境。
c）应包含节能系统，建立节能模型，实现能源流动的精细化和可视化管理。应根据能效评估情况，通过智能算法实时对设备进行自适应调节；应实现能源的动态预测和平衡，并指导设备的更新。
d）应包含智慧交互显示系统，运用AI技术，实现多场景人机交互。
e）应包含智慧集成服务系统，运用大数据技术，支持不同场景、不同人群、不同权限、不同功能配置使用。
f）应包括数字孪生系统，采用5G+AR/VR或数字孪生技术，模拟出虚拟/现实的会议场景，实现用户沉浸式沟通、高效协同。
网络 a）应实现办公网络覆盖。
a）应包含交换机、路由器、防火墙、网桥、集线器、网关、VPN服务器、无线接入点、调制解调器、光纤收发器、光缆等设备。
b）应根据会议室现场实际情况进行网络的供电、走线、接口等部署及预留。
c）应实现会议室内的网络覆盖。
d）网络应满足本地会议需求。 a）应实现会议网络的分类使用，例如：有线通信和无线通信、高频通信和低频通信等。
b）应具备为不同协议的会议终端及系统提供接入的功能。
c）应具备公私网互通功能。
d）应实现网络速率、信号强度等状态的实时记录与可视化，保障关键数据传输的稳定性。 a）应实现网络资源优化配置，根据会议需求自适应切换网络。
b）运用物联网技术、智能感知、无线通信等技术，联接以事物为中心的人、空间、设备，从而达成沟通共识。
制度 a）应制定会议室的管理制度。 a）应具有会议室管理能力的个人或团队，并有效执行管理制度。
b）应通过信息技术手段，对会议室的管理数据进行记录。 a）应对会议室的管理情况进行监控与评测，并持续优化。
6.3空间环境
空间环境包括空间布局、环境与监测2个二级指标，按能力等级可划分为不同等级要求，见表3。
表3空间环境的能力要求
基础级 多媒体级 数字级 智慧级
空间
布局 a）空间布局合理。 a）空间科学美观。 a）空间布局环境舒适、绿色环保。 a）空间布局虚实融合。
环境与监测 a）应通过电气设备，对空气质量、温度、湿度、光环境进行调节。
a）应包含空气质量监测设备与系统，可通过操控面板，对空气质量进行调节。
b）应包含温度监测设备与系统，可通过操控面板，对温度进行调节。
c）应包含湿度监测设备与系统，可通过操控面板，对湿度进行调节。
d）应包含噪音监测设备与系统，应配备隔音门窗、隔音木板等。
e）应包含光环境监测设备与系统，可通过操控面板，对光环境进行调节。
f）应包含碳数据监测设备与系统。 a）可根据预设值自动调节风量；空气质量数据可实现可视化、远程传输、云端存储及导出；应具备空气质量评估、数据分析功能；可通过移动端、电脑端或语音控制等方式，对空气质量进行调节。
b）可根据预设值自动调节温度；温度数据可实现可视化、远程传输、云端存储及导出；应具备温度评估、数据分析功能；可通过移动端、电脑端或语音控制等方式，对温度进行调节。
c）可根据预设值自动调节湿度；湿度数据可实现可视化、远程传输、云端存储及导出；应具备湿度评估、数据分析功能；可通过移动端、电脑端或语音控制等方式，对湿度进行调节。
d）可根据预设值自动调节噪音；噪音数据可实现可视化、远程传输、云端存储及导出；应具备噪音评估、数据分析功能；可通过移动端、电脑端或语音控制等方式，对噪音进行调节。
e）可根据预设值自动调节光环境；光环境数据应实现可视化、远程传输、云端存储及导出；应具备光环境评估、数据分析功能；可通过移动端、电脑端或语音控制等方式，对光环境进行调节。
a）应采用AI、物联网、大数据等技术，实时扫描、采集人体各项身体数据，并结合季节、天气、地域等情况，自适应调节与改善空气质量。
b）应采用AI、物联网、大数据等技术，实时扫描、采集人体各项身体数据，并结合季节、天气、地域等情况，自适应调节温度。
c）应采用AI、物联网、大数据等技术，实时扫描、采集人体各项身体数据，并结合季节、天气、地域等情况，自适应调节湿度。
d）应采用AI、物联网、大数据等技术，实时扫描、采集会场与人体数据，并结合季节、天气、地域等情况，自适应调节噪音。
e）应采用AI、物联网、大数据等技术，实时扫描、采集人体各项身体数据，并结合季节、天气、地域等情况，自适应调节湿度。
f）应采用AI、物联网、大数据等技术，根据当前容纳人数和所处时间（清晨、午间、傍晚、深夜），自动调节照明亮度；根据会议空间使用情况，对显示屏、投影仪、音响、空调等设备的状态进行自适应调整；根据历史运行数据，对空间实现门窗动态控制。
g）碳数据应实现可视化、足迹自动追踪；应具备碳数据的自评估、自分析、自优化功能。
6.4管理运维
管理运维包括会议管理、安全管理、设备设施管理、数据管理4个二级指标，按能力等级可划分为不同等级要求，见表4。
表4管理运维的能力要求
基础级 多媒体级 数字级 智慧级
会议
管理 a）应通过人工方式，实现会议的预约、通知、提醒等。
b）应通过人工方式，实现会议的记录。
c）应通过人工方式，实现会议的归档。
d）应通过人工方式，实现会议的设备复位。
e）应通过人工方式，完成会议的服务。
a）应通过邮件、短信等方式，实现会议的预约、通知、提醒等。
b）应通过人工方式，实现会议的签到等。
c）应通过人工方式，实现会议的人员管理；应通过纸质桌牌，实现会议人员沟通信息的展示等。
d）应通过人工方式，实现会议的记录。
e）应通过人工方式，实现会议的归档。
f）应通过人工方式，实现会议的设备复位。
g）应通过人工方式，完成会议服务。
a）应通过信息系统，实现会议的预约、通知、提醒等。
b）应通过信息系统，实现会议的签到等。
c）应通过信息系统，实现会议的人员管理；应通过电子桌牌，实现会议人员沟通信息的展示等。
d）应通过信息系统，实现会议的情景选择与切换。（包括：光环境、声音、显示等）
e）应通过信息系统，实现会议的实时转写、同声传译等。
f）应通过信息系统，实现会议的记录。
g）应通过信息系统，实现会议的归档。
h）应通过信息系统，实现会议的设备调整与复位。
i）应借助信息系统辅助完成会议服务。 a）应采用AI、物联网、传感器等技术，实现会议室人员、资源的调度与管理。
b）应通过机器人，
实现主动式服务，为会议提供精确的数据分析和决策支持。
安全
管理 a）会议室的电气安全、消防安全、应急处置等的教育培训、应急演练应纳入公司整体管理中。
a）应采用合规的电气设备和配件、设计合理的电缆布线，避免电缆交叉干扰，确保供电安全；应具备稳定可靠的电源供应，确保会议空间的正常运行。
b）应采用符合要求的防火防水防盗材料，确保消防安全；应设置合理的消防设施与标识，并进行定期检查，及时对异常情况进行修复或更换。
c）应设置合理的应急通道与标识，并进行定期检查，及时对异常情况进行修复或更换。 a）应具备电气安全指标的实时监测、数据可视化等功能；应具备电气异常的定位、原因分析与预警功能，并将信息通过短信、微信、电话等方式及时推送给管理人员。
b）应具备消防安全指标的实时监测、数据可视化等功能；应具备消防异常的定位、原因分析与预警功能，并将信息通过短信、微信、电话等方式及时推送给管理人员。
c）应通过应用系统进行安全访问控制数据库系统、身份认证系统等；应采用数据加密、备份、云存储、数据操作监控等方式保障数据存储、访问、传输的安全。
d）应通过应急安全风险系统，实现各种应急情况的监测、可视化、识别、预警、定位、处置等。
e）应安装安防门禁系统，实现指纹、门禁卡、扫码等方式进出对应会议室。
a）应具备电气设备的使用寿命预测功能；应采用机器人、传感器等技术、实现电气安全的自动巡检、远程操控、辅助决策、异常处理等功能；应利用AI模型库、大数据统计分析方法实时分析并预防电气异常状况。
b）应具备消防设施的使用寿命预测功能；应采用机器人、传感器等技术、实现消防安全的自动巡检、远程操控、辅助决策、异常处理等功能；应利用AI模型库、大数据统计分析方法实时分析并预防消防电气异常状况。
c）应采用边缘计算、区块链、大数据等技术，实现会议数据、用户数据的有效保护和安全应用；在会议管理网中，应采用具备自学习、自优化功能的安全防护措施。
d）应构建应急风控数据库，实现精准感知和智能预测分析；应采用5G、AI、物联网、数字孪生等技术，搭建系统性、体系化的应急安全风险综合防控体系，快速对应急情况进行风控决策与处理、有效控制衍生灾害等。
e）应通过人脸识别等手段对参会人员进出会议室进行智慧化管理。
设备
设施
管理 a）应定期对会议设施、会议设备等进行维护保养。
b）应对会议设施、会议设备等的故障进行及时维修。
a）应根据设备设施特点，制定设备维护维保计划，根据设备的健康状况调整计划。
b）应通过信息技术手段，对会议设施、会议设备等的维修维保信息进行管理。 a）应实现关键设施设备运行参数数据的实时采集，开展故障分析、使用效率分析和远程运维。
b）应实现维修维保的闭环管理。
a）应基于数据模型，自动给出预测性维护解决方案。
b）应采用机器学习、神经网络等技术，实现会议设施、会议设备运行模型的自学习、自优化。
数据
管理 a）应对会议数据进行文件化的记录与管理。
a）应采用信息技术手段，实现会议文件、数据的采集、存储与管理。
a）应包含数据系统，对实时数据、历史数据进行结构化储存与查询、可视化展示、精细化处理和分析。
b）应整合数据资源，支持跨部门的数据共享。 a）应采用数据治理、云计算等技术，建立数据模型，对数据进行自分析和自学习，为会议运行提供决策和支持服务。
7评价结果
7.1评分方法
依据评价采集的证据与二级指标中的具体要求进行对照，从四个选项中给出每一个指标的具体符合程度（符合、基本符合、部分符合、不符合），并根据表5进行打分，二级指标得分记为C。
表5要求符合程度与得分对应表
符合度 得分
符合 1
基本符合 0.8
部分符合 0.5
不符合 0
7.2评价权重
根据会议室的特点，给出了其推荐评价权重，如表6所示。
表6权重表
一级指标 一级指标权重 二级指标 二级指标权重
基础设施 40% 设备 25%
系统 25%
网络 25%
制度 25%
空间环境 20% 空间布局 40%
环境调节与监测 60%
管理运维 40% 会议管理 25%
安全管理 20%
设备设施管理 25%
数据管理 30%
7.3计算方法
一级指标的得分B为该域下二级指标得分的加权求和，得分按式（1）计算：
………………………………………………………………（1）
式中：
B——一级指标得分；
C——二级指标得分；
β——二级指标权重；
整体得分A为各个一级指标得分的加权求和，整体得分按式（2）计算：
………………………………………………………………（2）
式中：
A——整体得分；
B——一级指标得分；
α——一级指标权重；
7.4等级判定
根据组织的申请等级，依次计算该等级下的二级指标分数、一级指标分数、整体得分，并根据各个一级指标的分数（Ba、Bb、Bc）和整体得分（A），参照表7判定被评价会议室是否达到该等级要求。
表7等级判定方法
级别 名称 基础设施
（Ba） 空间环境（Bb） 管理运维（Bc） 整体得分
（A）
L1 基础级 ≥0.8 ≥0.8 ≥0.8 ≥0.85
L2 多媒体级 ≥0.8 ≥0.8 ≥0.8 ≥0.85
L3 数字级 ≥0.8 ≥0.8 ≥0.8 ≥0.85
L4 智慧级 ≥0.8 ≥0.8 ≥0.8 ≥0.85
起草单位：中国质量认证中心有限公司、广东省智能制造研究评价产业技术创新联盟、波司登羽绒服装有限公司、广东美的暖通设备有限公司、广州视臻信息科技有限公司、江苏波司登科技有限公司
起草人：胡进伟、邹磊、许可嘉、韦晓、张珂、徐一鸣、胡冬青、黎俊、张碧琪、高德康、梅冬、王晨华、 姚丽红、孙韵洁、陈雄艺、应小月、顾黎娥、苏星霞
